データの棚卸し

■意義・特徴

データを利活用するためには、まず利活用可能なデータが存在することが前提となります。では、庁内にどのようなデータがあるかを把握できているでしょうか。データを利活用するためには、どのようなデータが庁内に存在し、活用できるのかを明確にすることが重要です。そのための第一歩として、データの棚卸しを実施することが有効です。

　今回提供するつくば市の調査票は、データ形式、庁内での利用可否、オープンデータ化の予定など、様々な項目が設問として含まれています。中でも、「位置情報を含むかどうか」という設問が設けられている点が特徴的です。これは、GISでの活用を想定し、位置情報を持つデータを円滑に利活用できるようにするための工夫です。

■使い方

（調査の流れ）

調査者が各課に回答を依頼し、各課の担当者が調査票に記入後、提出します。

(1) 調査者：庁内各部門へデータ棚卸調査票（エクセルファイル）を配布します。

(2) 回答者：配布された調査票に直接記入し、提出します。

(3) 調査者：回答結果を１つのシートに集約し、部門ごとのデータ棚卸表を作成します。

（参考時間配分）

１時間～（目安）　

（利用する教材）

データ棚卸調査票

■実績・有用性

データの棚卸しを行うことで、庁内のデータを把握し、より効率的な利活用が可能になります。その主な利点は、次の3つです。

① 庁内に存在するデータの把握

庁内には、日頃の業務で直接取り扱っている職員以外には知られていないデータが多く存在する可能性があります。苦労して入手したデータが実は既に庁内に存在していたというケースも少なくありません。あらかじめ庁内にあるデータを網羅的に一覧で把握することで、同じデータを重複して作成する無駄を防ぐことができます。

② 棚卸結果の活用方法

データの棚卸しを行うことで、職員が庁内のデータを活用しやすくなります。また、このデータの一覧をオープンデータとして公開することも有効な取組です。

　例えば、「当自治体ではこのようなデータを保有しています」 という一覧を公開し、データの提供可否を明示することで、次のようなメリットが得られます。

• データの利用者：事前にデータの名称を把握し、入手可能かどうかを確認できるため、不要な問合せを減らせる。

• 問合せ対応者：利用者がどのデータを求めているのかが明確になり、問合せ内容のズレが生じにくくなる。

以上により、データを探す手間が削減され、職員の負担軽減につながります。

③ 継続的な調査によるデータ一覧の充実

初めて棚卸しを行う際は、職員が 「どのデータを挙げればよいのか」 迷うことがあるかもしれません。しかし、調査結果を庁内で共有することで、次回以降の調査時には回答の精度が向上し、年々データ一覧が充実していくことが期待されます。

　ここで紹介するツールは、つくば市において、少しずつ改善を重ねてきたものです。このツールを用いてデータの棚卸しを継続的に実施することで、より利活用しやすく、効率的に運用できるデータ環境を整えることが可能になります。

■次のステップ

（アドバンス研修・実習）

なし

（参考文献とその概要）

なし