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定常的に作成する文書や、その文書を作成する作業から、ムダを見つける

業務ムダ取り法(文書)

編著者:

業務ムダ取り法ワーキンググループ

業務ムダ取り法(文書)

業務ムダ取り法(文書)

ツール概要

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このフレームワークの起点となる「ムダ発見」ワークシートは、職員の方々が定常的に作成している「文書」に的を絞って、ムダを見つけるためのものです。一般的に、文書の中には、顧客に価値を提供する情報と、顧客に価値を提供しない情報(ムダ)が混在しています。また、文書を作成する工程にも、同様にムダが潜んでいます。それらをワークシートで焙り出します。

利用者・活用シーン

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全ての職員、全ての職場に役立ちます。

特に、今回的を絞った「定常的に作成する文書」は、以下の点でお勧めです。

  • 小さなムダから始めることができる

  • ムダ取りの結果をすぐに実感できる

  • もし問題が起きても影響が小さいので元に戻してリセットできる

ツールレベル

初級

ツールレベルとは ・初級:特段の事前学習を要さず、本実践ガイドの学習のみで活用可能 ・中級:関連フレームワークについて別途研修等により学習済みであることが前提 ・上級:関連フレームワークをすでに実践済みであること、又は、個別の知識領域に関する高度な知見があることが前提

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前提・留意事項

不要

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■ 意義・特徴


多忙な日々に追われるみなさまは、住民の要望に応えたいと思う一方、なかなか時間を確保することが困難だと思います。そこで、普段の業務からムダを見つけて取り除き、日々の負担を減らして本来やるべき業務に少しでも集中できることを期待します。

 今回ご紹介するフレームワークは、業務からムダを見つけやすくするワークシートを含む思考の枠組みです。この思考は、あらゆる業種で活用されており、今回は行政向けにカスタマイズしました。

 日本では、昔から「ムダ取り」と称して、仕事の中からムダを探し、そのムダを取る活動をしてきました。ムダを見る目を養うことで、これまで当たり前に思っていた作業の中にもムダが潜んでいることがわかるようになります。

 ポイントは「ムダの定義」を知ることです。「顧客」の視点で文書や作業を見つめ、顧客に価値を提供していなければ「ムダ」と判断します。

  • 文書におけるムダの定義:顧客(または後工程)になんらかの価値を提供する情報以外はムダである

  • 作業におけるムダの定義:価値を提供する情報を作成する作業以外はムダである(例:調整作業)



■ 使い方


文書の中からムダを焙り出すには、実際に手を動かしてみるのが一番です。

 自分の職場で定常的(例:月次)に作成している文書を列挙し、ワークシートの上に置いてみることで、ムダを取るヒントを得ることができます。


2段階で適用することをお勧めします。

(1)各職場の改善リーダー的な人が集まって、講師から学んでワークを実践する。

※講師:業務改善の専門家、アジャイルの専門家、など

(2)改善リーダーがファシリテーターとなり、各職場でワークを実践する。


(ワークの流れ)


上記の(1)も(2)も同じ流れになります。

  1. 「ムダの定義」と「ワークシートの構造」を理解します ※1

  2. 定期的に作成する文書を列挙します

  3. それらの文書をひとつずつワークシート上に置いてみます ※2

  4. 列の説明を読んで「ムダを取る」ためのヒントを得ます

  5. 皆で議論してムダを焙り出します

  6. 3~5を繰り返して、ムダを取るコツを会得します

  7. 最後に当ワークをふりかえり、感想を述べ合い、新しい気づきを得ます


※1:(1)では講師が説明します。(2)では改善リーダーが説明します

※2:ワークシートに置きづらいと思ったら文書を分割しましょう


(参考時間配分)


1時間~1.5時間


(利用教材)※「ダウンロード」資料参照


  • ワークシート: 「ムダ発見」ワークシート(PowerPoint)(0.05MB)

  • ガイダンス: ムダを見つけ、業務の負担を軽減しよう(pdf) (0.5MB)



■ 実績・有用性


大手IT企業の管理部門で開発・実践され、成果を挙げた手法を行政機関向けにカスタマイズしたものです。

 DX活動の重要な視点は「変革」です。これまでの常識や慣習に縛られず、新鮮な視点を持つことが大切です。

 同じ「ムダの視点」を持つ仲間と共に日々の作業を見つめ直し、脱常識な改善を大胆に話し合うことが変革の第一歩です。



■ 次のステップ


(アドバンス研修・実習)


なし


(参考文献とその概要)



上記の記事で紹介されている「事技系職場における7つのムダ」(詳細は記事をご覧ください)

  1. 会議のムダ

  2. 根回しのムダ

  3. 資料のムダ

  4. 調整のムダ

  5. 上司のプライドのムダ

  6. マンネリのムダ

  7. 「ごっこ」のムダ

関連スキル

業務改善

関連フレームワーク

業務ムダ取り法(文書)

関連ケーススタディ

関連研究・事業

公共アジャイル推進研究会


著作者・連絡先

業務ムダ取り法ワーキンググループ

  • 和田 憲明(富士通株式会社)

  • 狩野 英司(行政情報システム研究所)

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掲載年月日

2025年1月

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