業務ムダ取り法（文書）

■ 意義・特徴

多忙な日々に追われるみなさまは、住民の要望に応えたいと思う一方、なかなか時間を確保することが困難だと思います。そこで、普段の業務からムダを見つけて取り除き、日々の負担を減らして本来やるべき業務に少しでも集中できることを期待します。

　今回ご紹介するフレームワークは、業務からムダを見つけやすくするワークシートを含む思考の枠組みです。この思考は、あらゆる業種で活用されており、今回は行政向けにカスタマイズしました。

　日本では、昔から「ムダ取り」と称して、仕事の中からムダを探し、そのムダを取る活動をしてきました。ムダを見る目を養うことで、これまで当たり前に思っていた作業の中にもムダが潜んでいることがわかるようになります。

　ポイントは「ムダの定義」を知ることです。「顧客」の視点で文書や作業を見つめ、顧客に価値を提供していなければ「ムダ」と判断します。

• 文書におけるムダの定義：顧客（または後工程）になんらかの価値を提供する情報以外はムダである

• 作業におけるムダの定義：価値を提供する情報を作成する作業以外はムダである（例：調整作業）

■ 使い方

文書の中からムダを焙り出すには、実際に手を動かしてみるのが一番です。

　自分の職場で定常的（例：月次）に作成している文書を列挙し、ワークシートの上に置いてみることで、ムダを取るヒントを得ることができます。

２段階で適用することをお勧めします。

(1)各職場の改善リーダー的な人が集まって、講師から学んでワークを実践する。

※講師：業務改善の専門家、アジャイルの専門家、など

(2)改善リーダーがファシリテーターとなり、各職場でワークを実践する。

（ワークの流れ）

上記の(1)も(2)も同じ流れになります。

1. 「ムダの定義」と「ワークシートの構造」を理解します　※1

2. 定期的に作成する文書を列挙します

3. それらの文書をひとつずつワークシート上に置いてみます　※2

4. 列の説明を読んで「ムダを取る」ためのヒントを得ます

5. 皆で議論してムダを焙り出します

6. 3～5を繰り返して、ムダを取るコツを会得します

7. 最後に当ワークをふりかえり、感想を述べ合い、新しい気づきを得ます

※1：(1)では講師が説明します。(2)では改善リーダーが説明します

※2：ワークシートに置きづらいと思ったら文書を分割しましょう

（参考時間配分）

1時間～1.5時間

（利用教材）※「ダウンロード」資料参照

• ワークシート：　「ムダ発見」ワークシート(PowerPoint)(0.05MB)

• ガイダンス：　ムダを見つけ、業務の負担を軽減しよう(pdf) (0.5MB)

■ 実績・有用性

大手ＩＴ企業の管理部門で開発・実践され、成果を挙げた手法を行政機関向けにカスタマイズしたものです。

　ＤＸ活動の重要な視点は「変革」です。これまでの常識や慣習に縛られず、新鮮な視点を持つことが大切です。

　同じ「ムダの視点」を持つ仲間と共に日々の作業を見つめ直し、脱常識な改善を大胆に話し合うことが変革の第一歩です。

■ 次のステップ

（アドバンス研修・実習）

なし

（参考文献とその概要）

• 書籍「トヨタ生産方式～脱規模の経営をめざして～」（ダイヤモンド社）🔗

• PRESIDENT Online： ｢私は聞いていない｣という上司はムダな存在…トヨタ社内に貼ってある｢仕事の7つのムダ｣のすさまじさ🔗

上記の記事で紹介されている「事技系職場における７つのムダ」（詳細は記事をご覧ください）

1. 会議のムダ

2. 根回しのムダ

3. 資料のムダ

4. 調整のムダ

5. 上司のプライドのムダ

6. マンネリのムダ

7. 「ごっこ」のムダ